Note de frais en Suisse : barèmes 2026, obligations et modèle
Un collaborateur avance 240 francs d’essence et de repas pour un déplacement client. Il les note sur un coin de table, perd un ticket, et trois semaines plus tard c’est la discussion pénible : « tu me rembourses combien, au juste ? ». La note de frais existe pour que cette question ne se pose jamais. Bien cadrée, elle protège l’employé, l’employeur et le fisc.
Une note de frais liste les dépenses professionnelles qu’un employé a avancées, pour se les faire rembourser. En Suisse, l’employeur doit rembourser tous les frais imposés par le travail (art. 327a CO). Les barèmes 2026 : 0,75 CHF/km, et les repas remboursés à leur coût réel, sur justificatif. Le réflexe suisse à connaître : un règlement de frais approuvé par le canton.
J’accompagne des PME romandes depuis le 5 janvier 2000, et la note de frais, c’est le petit truc administratif que tout le monde bâcle, jusqu’au contrôle fiscal ou au litige avec un collaborateur. Voilà ce que le droit suisse impose vraiment, les barèmes à jour, et comment la faire proprement.
C’est quoi une note de frais, au juste
Une note de frais, c’est le document par lequel un employé récapitule les dépenses professionnelles qu’il a avancées de sa poche, pour en obtenir le remboursement. On parle aussi de feuille de frais ou d’état de frais : c’est la même idée. Essence d’un déplacement client, repas d’affaires, nuit d’hôtel, billet de train : tout ce qui sort du portefeuille du collaborateur pour le compte de l’entreprise.
Ce n’est pas un salaire déguisé, et c’est tout l’enjeu. Une note de frais bien faite rembourse une dépense réelle, justificatif à l’appui, sans devenir un revenu imposable. Mal faite, elle attire l’œil du fisc et crée des litiges internes. La frontière tient à trois choses : la base légale, les barèmes, et la rigueur des justificatifs.
Ça te concerne comment ? Repère ton cas
Avant les détails, situe-toi : la note de frais ne se gère pas pareil selon ton statut.
Tu avances, ton employeur te rembourse (art. 327a CO). C’est le cas classique : tout ce guide est pour toi.
Pas d’employeur à qui réclamer. Tu ne fais pas de note de frais : tu déduis tes frais professionnels directement dans ta comptabilité.
Tu es salarié de ta propre société. La note de frais et un règlement clair te protègent du soupçon de « salaire déguisé ».
La suite vaut pour les salariés et les dirigeants. Première question, donc : qu’est-ce que l’employeur doit légalement rembourser ?
Ce que l’employeur doit rembourser (art. 327a CO)
Point de départ souvent ignoré : en Suisse, rembourser les frais professionnels n’est pas une faveur, c’est une obligation. L’article 327a du Code des obligations impose à l’employeur de rembourser tous les frais imposés par l’exécution du travail, et, pour le travail effectué hors du lieu habituel, les dépenses nécessaires pour l’entretien.
En pratique, l’employeur prend en charge les déplacements professionnels, les repas pris à l’extérieur pour le travail, l’hébergement en déplacement, le matériel nécessaire. Et la loi est protectrice : tout accord qui mettrait ces frais à la charge de l’employé est nul. Le déplacement domicile-travail habituel, lui, reste à la charge de l’employé : ce n’est pas un frais professionnel.
Les barèmes 2026 à connaître
Les montants ci-dessous servent de référence en Suisse, tirés du règlement-modèle de la Conférence suisse des impôts et des pratiques fiscales cantonales.
Kilométrage
0,75 CHF/km en 2026 (contre 0,70 auparavant) pour l’usage professionnel d’un véhicule privé. Le véhicule privé ne se justifie que si les transports publics ne sont pas raisonnables.
Repas
Remboursés sur frais effectifs. Un repas professionnel se rembourse à son coût réel, sur justificatif détaillé. Le cadre est fixé par le règlement de frais, à convenir avec la direction.
Hébergement et transports
Hôtel et billets remboursés sur frais réels, justificatifs à l’appui. Les transports publics restent la règle pour les déplacements.
Véhicule de fonction
La part privée se déclare au certificat de salaire à 0,9 % du prix d’achat (hors TVA) par mois, au minimum 150 CHF.
En clair, voici comment chaque type de frais se rembourse :
| Type de frais | Comment | Référence 2026 |
|---|---|---|
| Kilométrage (voiture privée) | au barème | 0,75 CHF/km |
| Repas | frais effectifs | au réel, selon le règlement |
| Hôtel, train, parking | frais effectifs | sur justificatif |
| Menus frais récurrents | forfait possible | via règlement agréé |
| Véhicule de fonction (part privée) | au certificat de salaire | 0,9 %/mois du prix HT |
Tu as vu deux mots revenir : « effectif » et « forfait ». C’est toute la mécanique de la section suivante.
Le réflexe suisse : le règlement des frais approuvé par le canton
C’est la pépite que les guides français n’ont pas, parce qu’elle n’existe qu’en Suisse. Une entreprise peut soumettre son règlement de remboursement des frais à l’administration fiscale de son canton de siège. Une fois approuvé, ce règlement est reconnu, en vertu de la bonne foi, par tous les cantons.
L’intérêt est énorme : avec un règlement agréé, le remboursement forfaitaire des frais n’est pas un revenu imposable, même s’il dépasse parfois les frais réellement engagés par l’employé. Le Tribunal fédéral l’a confirmé. Pour une PME qui a des collaborateurs en déplacement, c’est de la sérénité fiscale et moins de paperasse au quotidien. Ça vaut le détour par une fiduciaire pour le mettre en place une bonne fois.
Deux façons de rembourser, en réalité. Les frais effectifs : tu rembourses le montant exact, justificatif à l’appui. Les forfaits : un montant fixe versé sans justificatif à chaque fois (idéal pour les menus frais récurrents). Mais un forfait n’est sûr fiscalement que s’il figure dans un règlement agréé, sinon le fisc peut le voir comme du salaire.
Faire approuver son règlement, en 3 temps : tu le rédiges (types de frais, forfaits, plafonds), tu le soumets à l’administration fiscale de ton canton de siège, et une fois validé il s’applique dans toute la Suisse. Une fiduciaire le cale en une fois, et tu es tranquille pour des années.
Justificatifs, TVA et comptabilisation
Une note de frais sans justificatif ne vaut rien. La règle : des justificatifs originaux joints (tickets, factures, billets), une note établie après la dépense et au moins une fois par mois. Plus c’est carré, moins le fisc a de raisons de requalifier.
Côté TVA : si ton entreprise est assujettie, tu peux récupérer la TVA sur les frais professionnels (essence, repas, hôtel), à condition que le justificatif soit conforme et mentionne la TVA. Côté comptabilité, les frais se ventilent dans les comptes de charges correspondants (déplacements, repas, représentation), jamais dans le salaire. C’est précisément cette séparation qui protège l’entreprise en cas de contrôle.
Petit point TVA pratique. Un ticket jusqu’à 400 CHF (TVA comprise) vaut comme justificatif simplifié, sans tes coordonnées. Au-delà, il faut une facture complète au nom de l’entreprise pour récupérer la TVA.
Et sur le certificat de salaire ? Les frais remboursés sur justificatifs, tant qu’ils restent dans les normes (voiture 0,75 CHF/km, repas au réel selon le règlement), se signalent en cochant simplement la case 13.1.1, sans déclarer le montant. Les forfaits, eux, se déclarent toujours sous le chiffre 13.2, même avec un règlement agréé. Garde aussi en tête la case F (transport domicile-travail fourni par l’employeur) et la case G (repas à prix réduit ou indemnité de repas).
Et le télétravail ? Il n’existe pas de forfait fédéral unique. L’employeur peut rembourser les frais de home office (matériel, part de connexion) via son règlement. Côté impôts, l’employé ne déduit un bureau à domicile que si l’employeur ne lui fournit pas de poste raisonnable et qu’il travaille une part importante du temps chez lui, et les règles changent d’un canton à l’autre.
Comment faire une note de frais, étape par étape
Pas besoin d’un logiciel à 50 francs par mois pour démarrer. Une note de frais propre contient toujours les mêmes colonnes.
- Nom du collaborateur et période concernée
- Date de chaque dépense
- Objet / motif professionnel (client visité, raison du déplacement)
- Type de frais (kilométrage, repas, hôtel, train, divers)
- Montant, et la TVA si récupérable
- Numéro du justificatif joint (chaque ligne = un ticket)
- Total et signature
La marche à suivre tient en quatre temps : tu collectes les justificatifs au fil de l’eau, tu remplis la note au moins une fois par mois, tu joins les originaux, tu fais valider et rembourser. Un tableur suffit au départ ; tu passeras à une application dédiée quand le volume le justifiera.
Un exemple concret : la note de Marc, commercial
Assez de théorie, voici une note de frais d’un mois, remplie. Marc, commercial dans une PME d’Yverdon, a fait un déplacement client à Berne en mars 2026 : 180 km en voiture privée, un repas client, une nuit d’hôtel, un billet de train pour un autre rendez-vous, un parking.
| Date | Frais | Montant | dont TVA récup. |
|---|---|---|---|
| 04.03 | 180 km × 0,75 | 135.00 | 0.00 |
| 04.03 | Repas client | 42.00 | 3.15 |
| 04.03 | Hôtel (1 nuit) | 140.00 | 5.13 |
| 12.03 | Billet de train | 38.00 | 2.85 |
| 12.03 | Parking | 12.00 | 0.90 |
| Total remboursé | 367.00 | 12.03 | |
Lecture rapide : Marc se fait rembourser 367 CHF, justificatifs joints. Son entreprise, si elle est assujettie, récupère environ 12 CHF de TVA (taux hébergement 3,8 % sur l’hôtel, 8,1 % sur le reste). Pas de TVA sur l’indemnité kilométrique : ce n’est pas un achat. Et son trajet domicile-bureau n’apparaît nulle part : ce n’est pas un frais professionnel.
Simple, carré, défendable. Reste à éviter les fautes qui font tout capoter.
Faut-il une appli pour gérer tes notes de frais ?
Tant que tu as une poignée de notes par mois, un tableur et une enveloppe de tickets suffisent. Dès que ça se multiplie (plusieurs collaborateurs, déplacements fréquents), une application te fait gagner des heures : photo du reçu, lecture automatique, TVA calculée, validation et remboursement suivis.
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Les erreurs qui coûtent cher
Questions fréquentes sur la note de frais
Comment faire une note de frais ?
Liste chaque dépense avec sa date, son motif professionnel, le type de frais, le montant et la TVA éventuelle, en joignant le justificatif original. Établis-la au moins une fois par mois, fais-la valider, puis rembourser. Un tableur suffit pour démarrer.
Quels frais l’employeur doit-il rembourser ?
Tous les frais imposés par l’exécution du travail (art. 327a CO) : déplacements professionnels, repas pris à l’extérieur pour le travail, hébergement, matériel. Tout accord mettant ces frais à la charge de l’employé est nul. Le trajet domicile-travail, lui, reste à sa charge.
Quel est le barème kilométrique en Suisse en 2026 ?
Le barème de référence pour l’usage professionnel d’un véhicule privé est passé à 0,75 CHF par kilomètre en 2026 (contre 0,70 auparavant). Le véhicule privé ne se justifie que lorsque les transports publics ne sont pas une option raisonnable.
Quel justificatif pour une note de frais ?
Un justificatif original par dépense : ticket, facture, billet de train. Sans justificatif conforme, la dépense est retoquée et risque d’être requalifiée en salaire. Pour récupérer la TVA, le justificatif doit en plus mentionner la TVA.
C’est quoi un règlement des frais approuvé par le canton ?
C’est un règlement de remboursement que l’entreprise fait valider par l’administration fiscale de son canton de siège. Une fois approuvé, il est reconnu dans toute la Suisse, et les forfaits versés selon ce règlement ne sont pas un revenu imposable, même s’ils dépassent les frais réels.
Peut-on récupérer la TVA sur une note de frais ?
Oui, si ton entreprise est assujettie à la TVA et que le justificatif est conforme et mentionne la TVA. Tu récupères alors la TVA sur l’essence, les repas, l’hôtel professionnels. Sans justificatif conforme, pas de récupération.
Quel forfait pour les repas ?
Les repas se remboursent en principe sur frais effectifs. Un repas professionnel se rembourse à son coût réel, sur justificatif détaillé. Un règlement des frais agréé peut fixer des forfaits reconnus par le fisc.
À quelle fréquence remettre ses notes de frais ?
La note de frais s’établit après la dépense, et au moins une fois par mois. Un rythme mensuel régulier, avec justificatifs joints, évite les oublis, fluidifie le remboursement et tient le fisc à distance.
Sources vérifiées
Les barèmes et règles cités ont été vérifiés auprès des sources officielles suisses à la date de publication. La fiscalité évolue : vérifie l’information à jour, et fais valider ton règlement des frais par une fiduciaire ou ton administration cantonale.
- Administration fédérale des contributions : règlement-modèle des frais (CSI)
- Art. 327a CO : remboursement des frais par l’employeur
- ge.ch : règlement des remboursements de frais
⚠️ Cet article est informatif et ne remplace pas un conseil fiscal. Pour ta situation, adresse-toi à une fiduciaire ou à ton administration cantonale.
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